Snel aan de slag met Factview in 3 stappen
Hieronder wordt in 3 stappen uitgelegd hoe je de financiële gegevens van een bedrijf uploadt in een nieuw bedrijfsdossier in Factview.
Stap 1 is het aanmaken van een nieuw bedrijfsdossier. Als je al een eigen bedrijfsdossier hebt kun je stap 1 overslaan.
Als je klaar bent met deze 3 stappen, bevat Factview alle grootboekrekeningen en alle financiële mutaties van de boekhouding van het geselecteerde jaar.
De financiële gegevens kunnen vervolgens bekeken en geanalyseerd worden in alle standaard rapporten van Factview.
Stap 1: Nieuw dossier aanmaken in Factview
Voordat je kunt werken met eigen cijfers moet er eerst een dossier worden aangemaakt. In de video laten we zien hoe je in Factview een nieuw dossier aanmaakt en de instellingen die je kan gebruiker.
Maak kennis met het hoofdmenu en de verschillende schermen en functionaliteiten die nu zichtbaar worden. Of ga naar stap 2 hieronder om je account verder in te stellen.
Stap 2: Dossier vullen met gegevens
In deze stap gaan we het dossier vullen met de basis- en financiële gegevens van een bedrijf. Het vullen met gegevens gebeurd in Factview altijd op basis van een boekjaar. Dat is meestal een kalenderjaar, maar kan ook een gebroken boekjaar zijn. Voor de laatste situatie moeten de basisgegevens van het dossier eerst hiervoor worden aangepast.
Het vullen van Factview met gegevens kan op verschillende manieren.
Importeren van een auditfile
Een auditfile is een XML bestand met de extensie .XAF of .xaf. Auditfiles zijn in verschillende versies beschikbaar. Dit zijn XML Auditfiles versie CLAIR 2.0, 3.0, 3.1 en 3.2. Gebruik de hoogst mogelijke versie waarover jouw boekhoudpakket beschikt, voor een optimale werking van Factview (bij voorkeur versie 3.2). In de onderstaande video laten we zien hoe een auditfile geïmporteerd kan worden via het scherm 'bestanden' in het hoofdmenu.
Koppelen met een boekhoudpakket
Factview ondersteunt importkoppelingen met de volgende boekhoudpakketten. Klik op de link van het administratiepakket hieronder om naar de helppagina van de koppeling te gaan.
Gebruik maken van een Factview "import templates"
In Factview kun je gegevens importeren met behulp van Excel. Factview bevat hiervoor enkele zogenaamde Template bestanden. Dit zijn Excelbestanden met voorgedefinieerde kolommen om gegevens in te vullen. Hiermee kun je complete boekhoudingen overnemen in Factview via Excel.
Voer hiervoor de volgende stappen uit:
-
Maak in de financiële administratie een export van 'het jourmaal' naar Excel.
-
Neem deze gegevens over in de Exceltemplate nummer 4 'Mutaties' van Factview. Voor meer informatie over het gebruik van template bestanden in Factview, klik op Factview importtemplates gebruiken
-
Sleep de ingevulde template in Factview, via het hoofdmenu: menu Bestanden
Stap 3: Mappen van rekeningen
De eerste keer dat een auditfile geïmporteerd wordt of dat een koppeling gemaakt wordt met een administratiepakket, dienen de grootboekrekeningen gekoppeld te worden aan de rapportagesstructuur van Factview, oftewel mappen. De beschikbare grootboekrekeningen uit de administratie gaan we koppelen aan de standaard structuurindeling van Factview. Dit is een éénmalige handeling. De mapping kan op elk moment aangepast worden. Het is een eenvoudige handeling waarbij een of meerdere grootboekrekeningen simpelweg 'gesleept worden in één van de rapportage rubrieken.
Wil je meer weten om ook 'eigen' rapporten (zogenaamde structuurviews) te maken klik [hier](rapporteren-in-factview/structuurview-rapporten/Rapporten maken#eigen-rapporten-maken-in-factview)
Startklaar!
Jouw Factview account staat nu gereed. Met deze korte stappen heb je Factview doorlopen en Factview gevuld met de cijfers uit de boekhouding.
Deze cijfers kun je bekijken in de rapportages van Factview. In het Help onderdeel: Rapporteren in Factview leggen we uit wat er allemaal mogelijk is met de standaard rapportages van Factview.
Bekijk en analyseer op je gemak alle Factviews (standaardrapporten) en bekijk wat de applicatie je nog meer kan bieden. Bijvoorbeeld eigen rapporten toevoegen (structuurviews), het analyseren van cijfers in rapporten op basis van het inzoomen van mutaties en cijfers bekijken per dimensie zoals kostenplaatsen of kostendrager. Of een koppeling maken naar zogenaamde Excelview templates. Hiermee kan een gebruiker rapporten exporteren naar Excel op basis van een voorgedefinieerd format. Daarmee wordt een vaste rapportage gemaakt in Excel waarmee gebruikers eigen rapporten kunnen samenstellen met specifieke 'viewinstellingen' die worden opgeslagen.
Heb je nog vragen? Of heb je nog meer support nodig? Schroom niet om een bericht via het support ticket formulier in te dienen. Ons team neemt snel contact met je op om met je mee te kijken.