Stap 4: Consolidatie bijwerken
Het bijwerken van een consolidatie is nodig om alle gegevens in het consolidatie dossier te actualiseren en te controleren of er wijzigingen zijn opgetreden in grootboekrekeningen van onderliggende entiteiten. Er kunnen nieuwe grootboekrekeningen zijn bijgekomen, of bedragen geboekt op rekeningen die in eerste instantie leeg waren. Nieuwe rekeningen moeten in dat geval nog gekoppeld (gemapt) worden aan de rapportage structuren.
Datasets bijwerken en nieuwe datasets toevoegen in entiteiten en deze overnemen in de consolidatie
Bijwerken bestaande importsets
Om de gegevens van een bestaande importset te refreshen, ga naar menu Importsets en klik in de regel van de betreffende importset op "Bijwerken"
Ophalen / toevoegen van nieuwe datasets en importsets
Als je een nieuwe dataset toevoegt in een van de onderliggende entiteiten (bijvoorbeeld bij het maken van prognoses, zoals een nieuw scenario), dan moet deze dataset - met de exact dezelfde naam - in elke entiteit toegevoegd worden. Ook in het consolidatiedossier!
Voeg de naam dataset toe in de dossiers en het consolidatiedossier.
Om de importsets van de nieuwe dataset op te halen (laten berekenen) in een dossier of in het consolidatiedossier volg de onderstaande stappen:
-
Selecteer in het consolidatiedossier het jaar waarin je de dataset wil ophalen, bijvoorbeeld 2025
-
Ga naar menu: Importsets. Onderaan wordt de knop vermeld: "Alle importsets bijwerken jaar 2025". Het jaartal wordt ingevuld op basis van het geselecteerde jaar
-
Klik op "Alle importsets bijwerken jaar 2025"
-
Selecteer de datasets die leeg of niet van toepassing zijn van de zojuist toegevoegde datasets, en klik op het kruisje in de regel, om deze te verwijderen.
-
Mocht in de toekomst wel op deze (lege) datasets gegevens worden geboekt. Herhaal de stappen 1 t/m 4
Als je een nieuwe dataset aanmaakt moet deze altijd in alle dossiers aangemaakt worden, dus in de dossier van de entiteiten maar ook in de consolidatie. Pas dan worden de gegevens van de dataset ook meegenomen in het consolidatie dossier (anders herkent het consolidatie dossier deze dataset niet. Dit speelt vooral bij planningen en prognoses. Vaak maakt de gebruiker een nieuwe Dataset aan om een nieuwe of herziene berekening te maken. Het is makkelijk om hierbij verschillende datasets te gebruiken om de verschillende berekeningen naast elkaar te kunnen bekijken in de consolidatie. In dat geval dus altijd nieuw aangemaakte datasets in dossiers ook toevoegen in de consolidatie.