Ga naar hoofdinhoud

Koppelen met Exact Online (via de connector)

Exact koppeling algemeen​

Voor het aanmaken van een koppeling (integratie) met Exact Online dient de gebruiker administratierechten in Exact Online te hebben.

Voor elk boekjaar wordt een aparte koppeling gemaakt met Exact. Hierdoor verloopt het bijwerken van gegevens sneller en hoeven niet alle jaren opnieuw opgehaald te worden.

Alle Exact Online koppelingen in één scherm

In Factview worden alle Exact Online koppelingen van alle dossiers in één scherm bij elkaar getoond. Dit betreft alle dossiers én alle jaren.

Een bestaande koppeling hoeft alleen maar te worden 'bijgewerkt', waarbij alle gegevens uit de betreffende Exact Online administratie worden opgehaald en in het dossier worden opgenomen.

Als er nog geen koppeling is voor een dossier of voor een nieuw jaar van een dossier, dan moet daarvoor een nieuwe koppeling worden toegevoegd.

Aanmaken / toevoegen Exact koppeling​

Volg onderstaande stappen voor het maken van een nieuwe koppeling met Exact.

  1. Selecteer in het verticale hoofdmenu de connector ‘Exact’ (klik op het Exact logo) (zie stap 1 (in rood weergegeven) in de afbeelding hieronder)

  2. Het volgende scherm wordt getoond:

  1. Vul de login gegevens in en volg de instructies van de volgende schermen op. Het zijn diverse schermen waarin akkoord moet worden gegeven voor de gegevensoverdracht en het accepteren van de gebruikersvoorwaarden van Factview. 

  2. Doorloop de volgende stappen volgens de afbeeldingen hieronder:

Toelichting op de bovenstaande stappen:

  1. Open het menu Exact Online koppelingen (zie hierboven)

  2. Klik op de knop: "Nieuwe (koppeling) toevoegen"

    Er volgt een pop-up scherm waarin in het eerste veld de naam va het huidige dossier wordt getoond. Er kan hier ook een ander dossier geselecteerd worden om een koppeling te maken voor andere dossiers.

  3. Kies de Exact Online administratie die bij het dossier hoort

  4. Vul het jaartal in van de koppeling (voor elk jaar moet dus een aparte koppeling worden gemaakt)

  5. Selecteer een Dataset, dat is standaard Actuals / realisatieciijfers.

    Als er een begroting (of budgetscenario) in Exact Online aanwezig is, kan ook een koppeling gemaakt worden voor de begroting. Deze begroting wordt dan aan een aparte Dataset gekoppeld.

  6. Klik op "Volgende"

Het scherm toont vervolgens onderstaande gegevens, met 3 extra vragen_:_

Bovenstaande 3 vragen hebben de volgende betekenis:

Vraag 1: Grootboekrekening balansverschil.

  • Dit is een grootboekrekeningnummer die Factview automatisch toevoegt in het dossier als er afwijkingen zijn gevonden in de import. Vaak is dit het gevolg van het nog niet doorgeboekte winstsaldo van vorig jaar. Factview boekt dit bedrag dan automatisch op rekening 9.9.9. Deze rekening moet vervolgen gemapt worden in de groep Overige reserves in de balans.

Vraag 2: Beginbalans.

  • Je kan aangeven of je de beginbalans wil opnemen in Factview of niet. Deze vraag altijd op 'Ja' laten staan, omdat je anders de aansluiting met het vorige boekjaar mist.

Vraag 3: Jaarafsluiting resultaat negeren

  • Zodra een boekjaar in Exact online is afgesloten, worden in de Exact koppeling van dat jaar alle grootboekrekeningen van de winst- en verliesrekening op nul gezet om het resultaat te berekenen dat naar het eigen vermogen wordt geboekt. Dat is een omissie in Exact die we hebben opgelost door op deze rekeningen alsnog het origine saldo te laten staan. Hiervoor moet de waarde van het veld op 'Ja' worden gezet.

In principe kunnen deze vragen worden overgeslagen, behalve indien het resultaat van het boekjaar is doorgeboekt in de Exact Online administratie (zie hierna). Klik op "Koppeling aanmaken'

Tot slot: klik op de zojuist aangemaakte regel van de koppeling op ‘Bijwerken’ om de gegevens vanuit Exact online in Factview te importeren.

Goed om te weten

De geïmporteerde gegevens worden als Importset getoond in het menu “Importsets”, onderdeel van het verticale Hoofdmenu.

Bijwerken Exact Online koppeling (actualiseren van een jaar)​

Om gegevens vanuit Exact bij te werken moet de gebruiker beheerrechten op Exact Online hebben voor de financiële administratie die hoort bij het dossier.

Het bijwerken kan op elk gewenst moment plaatsvinden en kan op 2 manieren plaatsvinden.

Optie 1: Bijwerken via het menu Connectors​

Stap 1: Log in in Factview via je Exact Online account

Stap 2: Selecteer het hoofdmenu: Connectors / Exact Online

Stap 3: Selecteer de betreffende koppeling (combinatie van dossier en jaartal) en klik op 'Bijwerken'

Optie 2: Bijwerken via menu Importsets​

Aangezien een Exact koppeling slechts één Importset heeft per jaar, wordt deze Importset steeds overschreven met de nieuw opgehaalde gegevens uit Exact Online.

Het bijwerken van een import van Exact Online via het menu Importsets gaat als volgt:

  1. open het menu “Importsets” (in het Hoofdmenu),

  2. selecteer de Importset van het het betreffende jaar van de Exact koppeling

  3. klik op de knop ‘Bijwerken’, zie onderstaande afbeelding.

Controleren van de import(s) uit Exact Online op inhoud​

Een Importset van Exact kan worden geopend om de details hiervan te bekijken. Kies de regel met de Importset van Exact in het menu “Importsets”, en klik op de blauwe link ‘details’ in de regel, zie onderstaande afbeelding.

Afbeelding: de gegevens van een Importset kunnen worden bekeken via de link ‘details’ in de regel

Als de details worden opgevraagd wordt het onderstaande pop-up scherm getoond. Het pop-up scherm heeft verschillende tabs met informatie over de geïmporteerde gegevens.

Het tabblad ‘Grootboek’ toont alle grootboekrekeningen met vermelding van het aantal mutaties. Om de detailregels van deze mutaties te zien, klik op de knop met het aantal mutaties achter de grootboekrekening.

Afbeelding: pop-up scherm met detail gegevens van de import

Goed om te weten

Het tabblad ‘Cijfers’ worden de totaalbedragen per grootboekrekening getoond. Onderin het scherm (naar beneden scrollen) wordt het totaal vermeld van de geïmporteerde mutaties. Dit saldo moet 0 (nul) zijn. Als de totaalregel een saldo vertoont zijn de mutaties niet in evenwicht. Vaak is de reden hiervoor een resultaatsaldo van een vorig boekjaar in de beginbalans. De Exact administratie is nog niet definitief verwerkt voor het vorige boekjaar. Factview neemt automatisch het verschilbedrag over op grootboekrekening 9.9.9. als onderdeel van het eigen vermogen.

Als de totaalregel een verschil toont:

  • Ga naar de Exact koppeling en haal de gegevens van het betreffende jaar opnieuw op via de optie ‘volledig bijwerken’.

  • Als het bedrag nog niet in evenwicht is, is het verschil vermoedelijk het resultaat van het vorige boekjaar dat nog niet is verwerkt. Het bedrag wordt in Factview in dat geval getoond op grootboekrekening 9.9.9. 

  • Als het verschil afwijkt van het resultaat van vorig boekjaar, dan zijn er boekingen gemaakt in Exact met de omschrijving ‘Resultaat’ door de gebruiker. Kijk bij probleemoplossing voor te nemen acties. 

De andere tabbladen tonen gegevens van relaties, diverse stamgegevens en het aantal perioden van de betreffende financiële administratie in Exact Online.

Koppeling aanpassen nadat het jaar is doorgeboekt in de Exact Online administratie​

Als het boekjaar in de Exact Online administratie is doorgeboekt, moet de instelling van de koppeling worden aangepast. De reden hiervoor is dat anders bij het bijwerken van de koppeling van Exact, alle grootboekrekeningen van de Winst- en verliesrekening op nul staan per 31 december. Om dit te voorkomen moet de instelling "Jaarafsluiting resultaat negeren" op "Ja" gezet worden. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig:

  1. Klik in de koppeling van het betreffende dossier en betreffende jaar op het icoon om de koppeling te bewerken

  2. Bij de vraag "Jaarafsluiting resultaat negeren" wijzig nee in 'Ja'

  3. Sla de koppeling op

  4. Klik op bijwerken van de koppeling -> de gegevens worden opnieuw opgehaald en in Factview gezet.

Wat gebeurt is bij het negeren van de jaarafsluiting

Bij de jaarafsluiting boekt Exact online automatisch alle bedragen 'tegen' van de winst- en verliesrekening in periode 12 (of eventueel periode 13 n.a.v. de gebruikersinstellingen). Het resultaat wordt geboekt op de reserves van het eigen vermogen In Factview maken we de tegenboekingen van de winst- en verliesrekening weer ongedaan, zodat alle bedragen weer zichtbaar zijn in periode 12. Deze tegenboeking is gebaseerd op de volgende combinatie van gegevens: a) dagboek = memoriaal, b) periode = periode 12 of 13, c) omschrijving = "resultaat" of "result". Mocht de gebruiker zelf boekingen hebben gemaakt met deze combinatie, dan zullen deze boekingen dus ook tegengeboekt worden. Geef deze boekingen dus een iig een andere omschrijving mee.