Rapporten in Factview

Dit onderdeel betreft de rapportage functionaliteit van Factview. Er wordt onderscheidt gemaakt naar het type rapport. In Factview worden verschillende soorten rapporten aangeboden, die in Factview 'views' worden genoemd. Dit betreft:

• Factviews,

• Rapportviews

• Structuurviews

• Chartviews

• Excelviews.

Een view bestaat uit:

1. een geselecteerde rapportstructuur

2. de geselecteerde gegevens (de inhoud) van het rapport.

3. de geselecteerde instellingen van de structuur om gegevens wel of niet te tonen

4. de geselecteerde instellingen van gegevens om deze wel of niet te tonen.

Al met al is een view dus eigenlijk een zeer dynamische mogelijkheid om gegevens op een flexibele manier te presenteren. De rapportstructuur bepaalt hierbij de maximale mogelijkheid voor de getoonde gegevens met betrekking tot grootboekrekeningen.

Bekijken van views (rapporten)

De view (het rapport) wordt getoond in het Dashboard van Factview. Het Dashboard is zichtbaar als het hoofdmenu is gesloten en bevat alle geopende views (rapporten).

Het openen van een view (rapport gaat als volgt.

1. Selecteer in het hoofdmenu 'Rapporten' een rapportstructuur

2. Kies in het onderste rapportmenu (datamenu) een dataset. Een Dataset bevat gegevens van een boekjaar van een onderliggende (gekoppelde) Importset. De gegevens van deze Dtaset worden in het rapport getoond.

3. Hierbij kan de gebruiker de structuur van het rapport aanpassen, worden aangepast

Eerst mappen voor volledig inzicht in cijfers

Om rapporten te bekijken moet de mapping eerst gereed zijn. De mapping bestaat uit het indelen van grootboekrekeningen in de rapportstructuur. Dit gebeurt via het handmatig 'slepen' van grootboekrekeningen of via de rode knop in het structuurmenu, waarbij grootboekrekeningen automatisch aan de standaardstructuur gemapt worden op basis van een algoritme. In alle gevallen dient de mapping altijd gecontroleerd te worden door de gebruiker.

Rapportviews

Rapportviews bieden beoordelingsrapporten van de financiële situatie van het bedrijf en aanbevelingen om de positie te verbeteren. Het Prestatierapport beoordeelt de financiële positie van het bedrijf op basis van een aantal gangbare criteria. Het systeem genereert automatisch een beoordeling van de financiële doelstellingen die zijn gedefinieerd en vergeleken met de realisatie.

Het analyserapport vergelijkt de actuele cijfers met de targets en normen die zijn ingevoerd bij Prestatierapport targets en geeft hier een waardering aan. Vanuit de cijfers kan op de onderliggende cijfers worden ingezoomd.

Structuurviews

Factview biedt ook de mogelijkheid om zelf structuurviews (rapporten) te maken. Het bouwen van een cashflow-rapport wordt bijvoorbeeld uitgelegd in twee stappen: het aanmaken van een nieuwe structuur en het toevoegen van de gewenste mapping.

Rapporten bekijken en maken in Factview

Alle rapporten in Factview zijn op te vragen via het hoofdmenu: Rapporten. Het Rapporten scherm is onderverdeeld in verschillende gekleurde tabs, afhankelijk van het type rapport.

Een rapport wordt weergegeven door middel van een tegel. Als op de tegel wordt geklikt, wordt het rapport geopend in het Dashboard van Factview, zie onderstaande afbeelding. Elk geopend rapport wordt getoond als apart tab (tabblad) in het Dashboard. Rapporten blijven staan in het Dashboard, totdat de gebruiker het rapport uit het Dashboard ‘verwijdert’, door op het kruisje te klikken in de tab van het rapport. De volgorde van de rapporten in het Dashboard kan aangepast worden door de tab van een rapport te slepen naar links op rechts.

Dashboard van Factview, waarin het rapport EBITDA Adviesrapport is geselecteerd

De basis van elk rapport is de onderliggende rapportstructuur

(Rapport)structuren dienen als basis voor de rapporten in Factview. In het structuurpaneel (hoofdmenu: Structuurindeling), zie afbeelding hieronder, kan de opzet van de structuur gemaakt, bekeken en gewijzigd worden. Een structuur bestaat uit groepen, niveaus en (sub)totaaltellingen). Om gegevens in een structuur te tonen dienen vervolgens grootboekrekeningen in de structuur te worden opgenomen (gemapt). Dit is de zogenaamd ‘mapping’ van de structuur.

Het structuurpaneel is onderverdeeld in 3 delen:

• Structuurpaneel

• Rekeningpaneel

• Optiepaneel

In het Optiepaneel kiest men de structuur om te bewerken in het structuurpaneel.

Er is een verschil tussen de standaardstructuur en zelfgemaakte structuren. De standaardstructuur bevat zowel de Winst- en verliesrekening als de Balans en dient als basis voor de verschillende standaardrapporten van Factview (te bekijken via hoofdmenu / rapporten / Factviews.

Van zelf gemaakte structuren is het niet verplicht om alle grootboekrekeningen te mappen. Bijvoorbeeld als een rapport gemaakt wordt om alleen inzicht te krijgen in het werkkapitaal, zal de structuur hiervan enkel een deel van de grootboekrekeningen bevatten.

Goed om te weten

De standaardstructuur van Factview moet altijd en volledig gemapt worden met alle grootboekrekeningen. Daarmee worden de standaard rapporten van Factview opgebouwd. Ook dient de standaardstructuur als controle instrument.

**

Werking Structuurpaneel**

De groepen van een structuur kunnen open- en dichtgeklapt worden via het witte en zwarte ‘driehoek’ teken, dat getoond wordt voor een groep. Een witte driehoek geeft aan dat er onderliggende groepen verborgen zijn. Een zwarte driehoek geeft aan dat het (laagste) niveau van de structuur bereikt is. Om de groepen van een structuur in één keer open of dicht te klappen, kan in het Opties menu het submenu Structuurpaneel worden gebruikt.

Mappen van rekeningen in de standaardstructuur

Om grootboekrekeningen te mappen in de standaardstructuur moet een grootboekrekening vanuit het Rekeningpaneel met de linkermuisknop (ingedrukt) gesleept worden in een M groep van de standaardstructuur. De nummers, omschrijvingen en volgorde van de standaardstructuur mogen niet gewijzigd worden, uitgezonderd de omschrijvingen van de omzetgroepen M110151 t/m M110156 en kosten van de omzetgroepen M120151 t/m M120156 (via de functietoets F2).

Als een grootboekrekening verkeerd is gemapt, kan deze weer via de linkermuisknop worden versleept naar een andere (juiste) groep.

Let op

Als een grootboekrekening niet aan een M groep is gemapt, wordt deze rekening niet getoond in een rapport. Check goed of alle rekeningen dus aan een M groep gekoppeld zijn.