Eigen rapporten (rapportstructuren) maken in Factview
Een rapport heet in Factview een structuurview. Het is een combinatie van een structuur (een geordende indeling van groepen) en het kunnen bekijken hiervan (view). Hier komt ook de naam Factview vandaan. Je kan (financiële) feiten 'facts' bekijken 'view'.
Rapport (structuur) toevoegen
Het maken van een nieuw rapport (structuur) gaat als volgt:
-
Selecteer menu 'Structuurindeling'
-
Klik in het Optiepaneel op 'Nieuwe toevoegen' (onderin het paneel)
-
Geef het rapport een naam en vul de gevraagde opties in
-
Voeg groepen toe
-
Deel de groepen in op basis van de gewenste structuur en levels
-
Wijzig van elke groep de naam en het (volg)nummer
-
Sleep vanuit het Rekeningpaneel ofwel grootboekrekeningen (blauwe labels) ofwel groepen (groene labels) in de groepen van de nieuwe structuur
-
Geef laagstijlen op voor de structuur
-
Bekijk de structuur als rapport in het Dasboard
-
Pas de structuur aan waar nodig
-
Maak eventueel een back-up van de structuur
De bovenstaande stappen worden hieronder toegelicht.
Stap 1 t/m 3: rapportstructuur maken
In het pop-up venster hebben de velden de volgende betekenis:
Code: vul een volgnummer of naam in. Dit nummer / naam bepaalt de volgorde waarin het rapport wordt getoond in het menu: Rapporten / structuurviews.
Het maken en beheren van een structuur gebeurt via menu: Structuurviews. Om het rapport te openen en te bekijken in het Dashboard van Factview gebruikt men het menu: Rapporten, en de Tab Structuurviews
Naam: Vul de naam van het rapport in (bijvoorbeeld EBIT rapport of Directierapport)
Template: Er zijn diverse opties mogelijk
Geen: met deze opties wordt een compleet nieuwe structuur gemaakt.
Standaard Balans: Er wordt een kopie gemaakt van de standaardbalans die de gebruiker zelf kan aanpassen. Hiermee wordt al een begin gemaakt voor een nieuw balansrapport.
Standaard W&V: Er wordt een kopie gemaakt van de standaard winst & verliesrekening die de gebruiker zelf kan aanpassen. Hiermee wordt al een begin gemaakt voor een nieuw winst & verliesrekening rapport.
EBIT W&V: Hiermee wordt automatisch een kant- en klaar en compleet EBITDA rapport gemaakt.
Standaard Kasstroom: Er wordt een kopie gemaakt van de standaard Kasstroom overzicht die de gebruiker zelf kan aanpassen. Hiermee wordt al een begin gemaakt voor een nieuw Kasstroom rapport.
Cashflow (en): Er wordt een kopie gemaakt van de standaard Kasstroom overzicht maar dan in het Engels die de gebruiker zelf kan aanpassen. Hiermee wordt al een begin gemaakt voor een nieuw Kasstroom rapport in het Engels.
Nadat de Template is gekozen kunnen de volgende opties worden geselecteerd:
Geen, handmatig mappen: Hiermee wordt alleen de structuur overgenomen, maar niet de mapping. Dit betekent dat de gebruiker zelf de grootboekrekeningen zal moeten mappen, of dat hij/zij een andere mapping wil toepassen dan de standaardstructuur.
Koppelen aan de Factview standaardrapport: Hiermee wordt zowel de structuur én de mapping van de standaardstructuur overgenomen. In dat geval zullen aanpassingen in de mapping van de standaardstructuur, automatisch gebruikt worden in het nieuwe rapport. De mapping hiervan is namelijk 'vastgekoppeld' aan de standaardstructuur. Het is met deze optie wel mogelijk om de volgorde van de groepen van de structuur anders in te delen om een andere weergave te krijgen van het rapport.
Tot slot moet de laatste vraag ingevuld worden:
De opties zijn:
Rekeningen: Met deze optie worden alle grootboekrekeningen getoond in het Rekeningpaneel zodat deze in de rapportstructuur kunnen worden gesleept. Deze rekeningen worden met een blauw label weergegeven). Hiermee is het mogelijk om een beperkt rapport te maken voor alleen een selectie van grootboekrekeningen, of grootboekrekeningen van verschillende aard in één groep worden gemapt. Een structuur die wordt gemaakt op basis van Rekeningen kan vervolgens gebruikt worden als basis van een ander rapport. In dat geval kan het rapport als 'Groepen' gekozen worden om snel een ander rapport samen te stellen.
Groepen: Met deze optie worden in het Rekeningpaneel de structuren / rapporten getoond die zijn gemaakt op basis van Rekeningen. Je kan van een dergelijke structuur groepen selecteren (deze worden aan de hand van een groen label weergegeven) die je in de nieuwe rapportstructuur mapt (net als bij rekeningen). Echter nu worden alle onderliggende rekeningen van de originele (bron) structuur in één keer in de groep van de nieuwe structuur gemapt.
Later bepalen: Met deze optie kan de gebruiker een mix maken van beide opties. Je kan daardoor combinaties maken van losse grootboekkekeningen (blauwe labels) en groepen (groene labels).
Een handigheid in Factview is het maken van een zogenaamde Bron structuur of rapport. Dit is een structuur die bestaat uit de kleinst mogelijke groepjes van grootboekrekeningen, die vervolgens in andere rapporten kunnen worden overgenomen door middel van 'Groepen'. Je kan namelijk ook verschillende Groepen samenvoegen in een groep, waarbij alle onderliggende rekeningen van de verschillende groepen tegelijk worden getoond. Het voordeel hiervan is dat er slechts één structuur nodig is waarin rekeningen hoeven te worden gemapt. Alle andere structuren / rapporten zijn dan vervolgens direct bijgewerkt, omdat deze gekoppeld zijn op basis van deze Bron structuur.
Nadat de opties zijn ingevuld wordt met de knop OK de nieuwe structuur aangemaakt..
Stap 4 en 5: Groepen toevoegen en indelen
De naam van de nieuwe structuur wordt nu in het Structuurpaneel getoond.
Klik op deze naam en met de rechtermuisknop kunnen er groepen worden toegevoegd.
Een groep bestaat uit een volgnummer tussen blokhaken en de tekst 'naam'
Voeg enkele groepen toe en sleep vervolgens de groepen in elkaar om een rapportstructuur naar wens te maken. Behalve de standaardstructuur kunnen alle structuren altijd en onbeperkt worden aangepast.
