Ga naar hoofdinhoud

Excel templatebestanden

Factview bevat verschillende Excel templatebestanden waarmee gegevens kunnen worden geïmporteerd in een dossier, zoals grootboekrekeningen, mutaties en planningen.

De templates worden hieronder toegelicht.

Overzicht van templates​

Dit overzicht toont alle beschikbare templates in Factview.

De nummers in dit scherm komen overeen met de toelichting hieronder.

Templates voor basisgegevens​

1. Template voor grootboekrekeningen​

Deze template wordt gebruikt om grootboekrekeningen en omschrijvingen te importeren in Factview.

Hiermee kunnen ook aanvullende rekeningen worden toegevoegd, zoals P-rekeningen.

Na import worden deze rekeningen toegevoegd aan het dossier en moeten ze nog worden gemapt in de rapportstructuur.

2. Template met standaard grootboekrekeningen​

Dit is dezelfde template als hierboven, maar al gevuld met standaard grootboekrekeningen.

Deze template wordt gebruikt bij een leeg dossier, zodat direct een basis aanwezig is voor verdere verwerking, zoals rapportages of prognoses.

3. Template voor structuurrapporten​

Deze template wordt gebruikt om structuurrapporten te importeren.

Dit is een technische template waarbij grootboekrekeningen worden gekoppeld aan structuurgroepen.

In de praktijk wordt deze weinig gebruikt, omdat het eenvoudiger is om structuren direct in Factview op te bouwen.

Templates voor mutaties​

4. Mutatietemplate​

Dit is één van de belangrijkste templates in Factview.

Met deze template worden mutatiebedragen per periode geïmporteerd, zoals:

  • actuals

  • begrotingen

  • correcties

  • niet-financiële gegevens

De template bestaat uit meerdere tabbladen, zoals:

  • Voorblad

  • Instructie

  • Rekeningen

  • Mutaties

  • Klanten en leveranciers

Alleen de licht- en donkerblauwe tabbladen worden geïmporteerd.

Opbouw van de mutaties​

In het tabblad Mutaties worden de bedragen ingevoerd.

Elke regel vertegenwoordigt een boeking in een bepaalde periode.

De kolommen bepalen hoe de gegevens worden verwerkt:

  • grootboekrekening → waar de boeking terechtkomt

  • periode → wanneer de boeking wordt verwerkt

  • bedrag → de waarde van de mutatie

  • aanvullende kolommen → extra detail zoals kostenplaatsen of omschrijvingen

Het is mogelijk om extra kolommen toe te voegen voor bijvoorbeeld berekeningen of verdelingen.

Belangrijke aandachtspunten​

  • Begrotingen hoeven niet in balans te zijn

  • Overige imports moeten wel in balans zijn

  • De kolom periode bepaalt de verwerking

  • Ondersteunt periode 0 (beginbalans) en periode 13

5. Template voor cumulatieve bedragen​

Deze template werkt hetzelfde als de mutatietemplate, maar is bedoeld voor cumulatieve cijfers.

Factview zet deze automatisch om naar mutaties per periode.

6. Template cumulatieve bedragen met voorbeeld​

Deze template bevat voorbeeldgegevens.

Hiermee kan een dossier gevuld worden om te testen hoe gegevens worden verwerkt. Daarna kan het dossier weer worden opgeschoond.

Planningtemplates​

7. Basis planning importtemplate​

Deze template wordt gebruikt voor het maken van begrotingen en prognoses.

Het voorblad bevat algemene gegevens, zoals:

  • naam van de organisatie

  • startjaar

  • metadata van de planning

Hier worden aanvullende gegevens ingevuld die nodig zijn voor de planning, zoals naam, datum en versie.

In de verschillende tabbladen worden per regel ingevoerd:

  • planningsitem

  • grootboekrekening

  • bedragen per maand

De invoer is opgebouwd in blokken (bijvoorbeeld opbrengsten en kosten).

Op basis hiervan berekent Factview automatisch:

  • winst- en verliesrekening

  • balans

  • kasstromen

  • btw en betalingsmomenten

Deze resultaten worden verwerkt in de Planningmodule.

8. Maandmodel planning importtemplate​

Deze template is bedoeld voor het maken van een snelle meerjarenprognose.

In tegenstelling tot de uitgebreide planningtemplate bevat deze versie:

  • één invoertabblad

  • een eenvoudigere opbouw

  • minder detail, maar snellere invoer

Vervallen templates​

Templates 9 t/m 11 worden niet meer gebruikt.