Rapportmenu – Data

Het Datamenu bepaalt welke gegevens in het rapport worden getoond en hoe deze worden weergegeven.

Waar het Structuurmenu de opbouw van het rapport regelt, bepaalt het Datamenu de inhoud van de kolommen en datasets.

Het Datamenu bevindt zich boven in het rapport.

Overzicht van het Datamenu

Onderstaande afbeelding toont het Datamenu van een rapport. In de afbeelding zijn de belangrijkste functies van het Datamenu genummerd.

In de afbeelding zijn de belangrijkste functies van het Datamenu genummerd.

Functies in het Datamenu

1. Opnieuw laden

Met Opnieuw laden wordt het rapport opnieuw geladen vanuit de database. De huidige instellingen blijven behouden.

Gebruik deze optie wanneer:

• cijfers zijn bijgewerkt

• instellingen zijn gewijzigd

• het rapport opnieuw moet worden ververst

2. Reset instellingen

Met Reset instellingen wordt het rapport teruggezet naar de standaardinstellingen.

Dit betekent dat:

• de basisdataset wordt teruggezet

• extra datasets worden verwijderd

• kolominstellingen worden hersteld

Gebruik deze optie wanneer het rapport onverwacht gedrag vertoont of wanneer je opnieuw wilt beginnen.

3. Weergave (basisdataset)

Met Weergave selecteer je de basisdataset die in het rapport wordt gebruikt.

Voorbeelden van datasets zijn:

• Realisatie

• Begroting

• Planning

De gekozen dataset bepaalt welke financiële cijfers worden weergegeven.

4. Extra kolommen

Met Extra kolommen voeg je aanvullende kolommen toe aan het rapport.

Dit kunnen andere datasets zijn, waarbij bedragen van datasets kunnen opgeteld of afgetrokken om het totaal of verschil te kunnen bekijken tussen kolommen. Bijvoorbeeld de afwijking tussen de actual en de begroting (verschillen analyses). Of kunnen percentage worden weergegeven van bedragen.

Voorbeelden zijn:

• vorig jaar, budget, begroting, prognoses

• totaalkolom, percentage

• extra vergelijkingskolommen

Deze kolommen worden naast de bestaande gegevens weergegeven.

5. Dimensie

Met Dimensie kun je de cijfers uitsplitsen op basis van een specifieke dimensie.

Voorbeelden van dimensies in Factview zijn:

• kostenplaats

• project

• product

• kostendrager

• journaal

• relatie

Wanneer een dimensie wordt gekozen, worden de cijfers opgesplitst per waarde van die dimensie.

Let op

Wanneer de dataset geen dimensiegegevens bevat, worden er geen bedragen weergegeven.

6. Kolommen

Met Kolommen bepaal je hoe de kolommen in het rapport worden weergegeven.

Voorbeelden van weergaveopties:

• per periode

• per dimensie

• per entiteit (bij consolidaties)

7. Toon cumulatief

Met Toon cumulatief schakel je tussen:

• mutaties per periode

• cumulatieve bedragen

Bij een winst- en verliesrekening worden meestal mutaties per periode gebruikt. Bij een balansrapport worden vaak cumulatieve bedragen weergegeven.

8. Perioden

Met Perioden selecteer je welke maanden of perioden zichtbaar zijn in het rapport.

Je kunt bijvoorbeeld:

• één of meerdere maanden selecteren

• de beginbalans (periode 0) tonen

• werken met verborgen perioden

Wanneer Inclusief verborgen perioden is ingeschakeld, worden niet-geselecteerde maanden opgeteld bij de geselecteerde perioden.

9. Kostenplaats (of andere dimensie)

Wanneer een dimensie actief is, verschijnt hier de selectie van specifieke dimensiewaarden.

Hiermee kun je bijvoorbeeld inzoomen op:

• één of meer kostenplaatsen

• één of meer projecten

• één specifieke waarde

Met de optie Alle wordt de selectie weer opgeheven.

Belangrijk

Het Datamenu heeft grote invloed op de cijfers die in het rapport worden weergegeven.

Wanneer bedragen niet overeenkomen met je verwachting, controleer dan altijd:

1. welke basisdataset actief is

2. of er extra datasets zijn toegevoegd

3. of het rapport cumulatief of per periode wordt weergegeven

4. of er een dimensiefilter actief is