Het berekenen van een planning
Voorbeeld video van het berekenen van een planning
In de onderstaande video wordt het proces van het maken van een berekening toegelicht.
In het Bereken menu moeten nog een aantal velden ingevuld worden zodat de planning op de juiste data gebaseerd is en op de gewenste plek terecht komt.
Betekenis velden van het Bereken scherm
Het Berekenscherm bestaat uit 2 delen. Een linkerdeel om de instellingen van de berekening aan te geven en een rechterdeel om de gegevens van de planning te selecteren die in de (specifieke) berekening moeten worden opgenomen. Je kan In Factview dus ook berekeningen maken van enkele onderdelen van een planning. In de praktijk zijn dit bijvoorbeeld scenario's (waaraan planningsitems zijn gekoppeld) die wel of niet in de berekening moeten worden opgenomen. Dit is vooral makkelijk bij het maken van scenarioanalyses voor strategie bepaling.
Wat gebeurt er als we scenario X toepassen bij onze bestaande prognose, en wat gebeurt er als we ook (of alleen) scenario Y toepassen
De betekenis van de velden is als volgt:
-
Vul het startjaar en het eindjaar in van de planning. De keuze voor het eindjaar wordt uiteraard beperkt op basis van de aanwezige ingevulde planningsitems voor het betreffende eindjaar. De invoerwaarden kunnen dus zijn: 2025 en 2025 (een planning voor alleen het jaar 2025) of 2024 en 2027 (een planning voor het jaar 2024 tot en met het jaar 2027, totaal 4 jaar).
-
De keuze van de maand / periode waarop de actuals meegenomen worden in de berekening. In het voorbeeld worden de actuals (cijfers uit de boekhouding) gebruikt van januari tot en met april 2021, en vervolgens worden de planningsitems gebruikt vanaf mei 2021 tot en met december 2025. Een meerjarenplanning dus. Van het jaar 2021 worden dus wél de actuals én de planningen meegenomen in de totale berekening, maar wordt het jaar 2021 verder niet meegenomen als Importset om in de rapportages te bekijken.
-
De berekening van de planning wordt opgeslagen in Dossier Elecfix.
-
De geselecteerde Dataset waaraan de (Importset van) berekening wordt gekoppeld.
-
De naam van de Importset waarin de berekende uitkomsten van de planning worden opgeslagen. Als het oranje vinkveldje is aangevinkt, kan er een nieuwe naam worden ingevuld. Als het vinkveldje wordt uitgevinkt, wordt de vorige naam getoond.
-
De selectie van scenario's waaraan planningsitems zijn gekoppeld. Alleen de namen van scenario's die in het rechterblok gesleept (vermeld) zijn, worden meegenomen in de berekening. Als er geen scenario's zijn gebruikt in de planning zijn beide velden leeg.
-
De selectie van kostenplaatsen waaraan planningsitems zijn gekoppeld. Alleen de namen van kostenplaatsen die in het rechterblok gesleept (vermeld) zijn, worden meegenomen in de berekening. Als er geen kostenplaatsen zijn gebruikt in de planning zijn beide velden leeg.
-
De selectie van projecten waaraan planningsitems zijn gekoppeld. Alleen de namen van projecten die in het rechterblok gesleept (vermeld) zijn, worden meegenomen in de berekening. Als er geen projecten zijn gebruikt in de planning zijn beide velden leeg.
-
De knop Berekenen. Met deze knop wordt de berekening gestart. Let op: tijdens de berekening wordt een rode bewegende lijn bovenin het scherm getoond. Als die niet verschijnt dan moet nogmaals op de Berekenknop geklikt worden.
Opslag van berekende planningen: Importsets en Datasets
De berekende set van de planning (begroting of prognose) wordt opgeslagen in een aparte Importset. Voor elk jaar van de planning wordt een aparte Importset gemaakt. Deze hebben dezelfde naam, maar alleen het jaartal verschilt. Deze Importset(s) kan geraadpleegd worden via het hoofdmenu: Importsets in de Rapportagemodule.
Een Importset met de berekening van de planning, wordt standaard gekoppeld aan de Dataset die wordt opgegeven in de Planningmodule in het het menu: Berekenen.
Bij het opnieuw berekenen van een planning, wordt de ingevoerde naam automatisch opgehoogd met een volgnummer. De naam van de planning wordt daarmee uniek. Let op: voor elke berekening met een unieke naam wordt een aparte Importset gemaakt. In de praktijk echter worden meerdere berekeningen gemaakt voordat een planning naar wens is, omdat deze bijna nooit in één keer goed staat. Er ontbreekt nog een bedrag, er moet ergens nog een aanpassing gedaan worden, of een investering moet toch in een andere maand plaatsvinden etc. Dan is het raadzaam om de naam van de planning steeds hetzelfde te houden.
Voordat een planning helemaal goed is, is het raadzaam om de naam van de planning steeds hetzelfde te houden bij het maken van een berekening. Hiermee wordt de bestaande importset overschreven, net zo lang totdat het eindresultaat naar tevredenheid is. Als er vervolgens later nog aanpassingen nodig zijn, kan de planning wel onder een nieuwe naam worden opgeslagen, of gekoppeld worden aan een andere Dataset in het Bereken scherm.
Als in het Berekenscherm voor een planning een nieuwe naam wordt opgegeven in combinatie met dezelfde Dataset, dan wordt de berekening van deze planning opgeslagen als nieuwe importset. De Dataset wordt daarmee ook overschreven met de nieuwe uitkomsten van de berekening. Als deze Dataset al in een rapport actief is, hoeft na het berekenen van de nieuwe planning, alleen nog maar het rapport refresht te worden. Dit gaat via de blauwe of rode refresh knop in het Datamenu van het rapport. Als de gebruiker alsnog de uitkomsten van een 'eerdere' berekening wil zien, hoeft hij/zij alleen de Dataset los te koppelen van de laatste berekening, en de dataset te koppelen aan de importset van de eerdere berekening.
Extra informatie rondom het berekenen en bekijken van planningen in rapporten
In onderstaande video laten wij aanvullend informatie zien voor het berekenen van planningen en geven wij aan hoe je de uitkomsten van de planning in een rapport kan bekijken.