Toevoegen van de afloopplanning in de planning / begroting

Wanneer een Afloop planning maken?

Een afloopplanning is alleen nodig voor het berekenen van een balans, liquiditeit en kasstroomoverzicht.

Een afloopplanning wordt gemaakt om het verloop van balansposten van de actuele cijfers van de administratie in de toekomst te plannen. Het gaat dan met name om deze posten (langzamerhand) naar nul te boeken. Een balans bevat bedragen die tijdelijk 'gestald' zijn op de balans vanwege het verschil in opbrengsten en kosten versus ontvangsten en uitgaven. Het betreft dus bedragen die nog niet via het resultaat (winst- en verliesrekening) geboekt mogen worden (debiteuren), of het zijn bedragen die tijdelijk voor de onderneming beschikbaar zijn gesteld en weer terugbetaald moeten worden (leningen). Uiteindelijk worden alle balansposten 'nul', dat wil zeggen dat ze volledig betaald of ontvangen zijn.

Waarom een afloop plannen?

Door het selecteren van een (nieuwe) maand / periode van de actuals bedragen, worden de balansbedragen van deze geselecteerde maand / periode in Factview gebruikt als nieuwe 'beginbalans' voor een nieuwe prognoseberekening. Van enkele belangrijke balansposten moet daarbij de afloop opnieuw worden ingegeven. Dit proces moet steeds opnieuw herhaald worden voor het maken van een prognose, indien de geselecteerde maand wordt aangepast. De balansbedragen zijn namelijk voor elke maand / periode anders.

Voorbeeld

Het saldo aan liquide middelen per 31 december bedraagt 225.000,- De prognose vanaf de maand januari gebruikt dit bedrag als vertrekpunt voor de berekening van de liquide middelen voor het komende jaar of jaren. Vervolgens wil de gebruiker in de maand april een nieuwe (bijgestelde) prognose maken. Voor de berekening van de liquiditeit hebben de bedragen van december geen enkele waarde meer. Het is dus nodig dat de Planningmodule wordt bijgewerkt met de werkelijke bedragen van de boekhouding. De cijfers per 31 maart dienen daarbij als vertrekpunt (lees beginbalans) voor de nieuwe berekening. Het is goed mogelijk dat het saldo aan liquide middelen per 31 maart -/- 75.000,- bedraagt. Dit saldo wordt dan gebruikt voor de nieuwe berekening voor de liquiditeitsprognose.

Welke balansonderdelen (grootboekrekeningen) komen in aanmerking voor de afloopplanning? Het betreft:

• Vlottende posten zoals:

  • Debiteuren

  • Crediteuren

  • Te betalen / vorderen btw

  • Diverse nog te betalen / nog te ontvangen grootboekrekeningen

• Vaste posten zoals:

  • Leningen (aflossingen)

  • Dividend uitkeringen

Het toevoegen van nieuwe balansitems zoals leningen, investeringen e.d. verloopt via het menu: Planning. In de specifieke tab's van het Planningmenu kunnen deze posten worden toegevoegd. De planningsitems hiervan maken automatisch boekingen in de toekomst waarbij bijvoorbeeld een investering wordt opgeboekt in de balans en automatisch in de opgegeven gebruiksduur afgeschreven. Een dergelijk planningsitem kan vele mutaties bevatten verdeeld over 10 of 20 jaar in de toekomst.

Prognoses bevatten altijd een balans, ook zonder afloopplanning!

Elke berekening van een prognose in Factview genereert altijd ook een balans en kasstroomoverzicht. Dus ook als er geen afloopplanning is ingevuld.

Let er daarom altijd goed op, dat de balans van een planning / begroting of prognose niet de volledige uitkomsten bevat. Als gebruiker kun je altijd controleren in een planning / begroting of prognose, of een balanspost een afloopplanning heeft. Klik op een bedrag van de balanspost en in de detailpop-up wordt altijd de afkomst van de mutaties vermeld.

In de onderstaande video wordt het invoeren van een afloopplanning toegelicht.